Como usar o Vigia CNPJ: passo a passo para o contador
Do cadastro ao primeiro alerta: como monitorar o CNPJ de toda a carteira de clientes do escritório sem fazer consulta de situação cadastral um por um no site da Receita. Começar leva uns 5 minutos.
Crie a conta em 1 minuto
Entre com o e-mail do escritório e o código de 6 números que chega na hora, ou com a conta Google. Não tem senha para lembrar. Na primeira entrada a conta já nasce no plano grátis, com 10 CNPJs para testar com clientes de verdade, sem cartão.
O código não chegou?
Ele vale por 15 minutos. Olhe a caixa de spam e a aba Promoções. Se o escritório usa um filtro de e-mail, libere o remetente do Vigia CNPJ. Na tela do código, "Usar outro e-mail ou mandar de novo" pede um novo.
Cole a lista de CNPJs
Copie a coluna de CNPJs da planilha de honorários ou o relatório de empresas do seu sistema contábil (Domínio, Alterdata, Fortes, Nasajon ou qualquer ERP) e cole em Adicionar CNPJs. Vale com ou sem pontuação, um por linha ou separados por vírgula. Se preferir, suba o arquivo CSV.
12.345.678/0001-95 54123456000178 Padaria — 48.765.432/0001-10 11.222.333/0001-81, 44.555.666/0001-81
Planilha, CSV e o CNPJ com letras
O Vigia acha os CNPJs até no meio de outro texto e confere o dígito verificador. Do Excel, use Arquivo › Salvar como › CSV; se a planilha tiver uma coluna Nome ou Cliente, o nome já vem junto. O CNPJ alfanumérico que a Receita passou a emitir (letras nas 12 primeiras posições, como 12.ABC.345/01DE-35) também entra.
Confira e dê nome
Antes de gravar, o Vigia mostra quantos CNPJs são novos, quantos já estavam na carteira, quantos vieram repetidos e quais têm dígito errado. Você marca se a lista é de Cliente, Fornecedor ou Outro. Depois da primeira consulta cada CNPJ aparece com a razão social da Receita, e na ficha você dá o nome que usa no escritório, como "Padaria do João".
Etiquetas: para que servem
A etiqueta (Cliente, Fornecedor ou Outro) separa a carteira no painel. Quem faz BPO ou cuida do fiscal de empresas com muitos fornecedores vigia as duas pontas e filtra cada uma. Dá para trocar a etiqueta e o nome de cada CNPJ na ficha, quando quiser.
A primeira foto de cada CNPJ
Ao adicionar, o Vigia consulta cada CNPJ na hora e guarda como ele está hoje na Receita Federal: situação cadastral, Simples Nacional, MEI, endereço, atividade principal (CNAE) e razão social. Essa foto é a base da comparação: dali em diante ele só avisa o que mudar.
- Situação cadastral
- Ativa
- Simples Nacional
- Optante
- MEI
- Não
- Endereço
- Rua das Flores, 120 · Campinas/SP
- Atividade principal
- 4721-1/02 Padaria e confeitaria com predominância de revenda
- Razão social
- Pão Dourado Panificadora Ltda
Todo mês, a verificação
A Receita publica a base de CNPJs uma vez por mês, por volta do dia 14. No dia 16, o Vigia confere a carteira inteira de novo e compara cada CNPJ com a última foto. Precisa antes? O botão Verificar agora, no painel, roda na hora, uma vez por dia.
Por que não todo dia?
A base pública do CNPJ só muda quando a Receita publica a nova, uma vez por mês. Consultar todo dia daria o mesmo resultado. O acompanhamento de CNPJ em lote, uma vez por mês, pega a carteira inteira de uma vez, sem você abrir comprovante por comprovante.
Os alertas e o que fazer em cada um
Cada mudança vira um alerta com a gravidade (Crítico, Atenção ou Informação), o antes e o depois e o que costuma resolver. Os críticos aparecem primeiro, no painel e no e-mail, para você agir antes de o cliente ligar perguntando por que a nota não sai.
| Alerta | Gravidade | O que fazer no escritório |
|---|---|---|
| Ficou inapta | Crítico | Costuma ser omissão de declarações (DCTF, DEFIS, DASN-SIMEI ou ECF). Entregue o que falta e peça a regularização antes que a multa cresça e a nota pare de sair. |
| Ficou suspensa | Crítico | Pendência ou inconsistência cadastral. Veja o motivo no comprovante de inscrição e resolva com o cliente na Receita. |
| Ficou baixada | Crítico | A empresa foi encerrada, a pedido ou de ofício. Confirme com o cliente, confira as obrigações da baixa e reveja o contrato de honorários. |
| Saiu do Simples Nacional | Crítico | Confira o termo de exclusão no portal do Simples Nacional e a data em que vale. A partir dela, recalcule os tributos no regime novo; se couber, conteste no prazo do termo. |
| Deixou de ser MEI | Atenção | Desenquadramento do MEI: a empresa passa a ME. Acaba o DAS fixo, entra a DASN-SIMEI de desenquadramento e o recolhimento muda. |
| Mudou de endereço | Atenção | Mudou de município? ISS, inscrição municipal e alvará mudam junto. Mudou de estado, confira também a inscrição estadual. |
| Mudou a razão social | Informação | Atualize o cadastro no sistema contábil, o contrato de honorários e a emissão de notas. |
| Mudou a atividade principal | Informação | A atividade nova pode mudar o anexo do Simples, a alíquota e até a permissão para ser MEI. |
| Voltou a ficar ativa | Informação | Boa notícia: feche a pendência no seu controle. |
O resumo por e-mail
Depois de cada verificação em que algo mudou, chega um e-mail com os clientes com problema primeiro, o CNPJ, o antes e o depois e a dica de cada caso. Mês sem mudança não manda e-mail. Para desligar, vá em Conta e desmarque Receber o resumo por e-mail: os alertas continuam no painel.
De: Vigia CNPJ · Assunto: 1 cliente com problema na Receita
Planos e limite de CNPJs
Até 10 CNPJs é grátis, sem prazo. Para carteiras maiores: Essencial, até 200 CNPJs por R$ 29,00/mês e Escritório, até 2.000 CNPJs por R$ 99,00/mês. O pagamento é na página do Mercado Pago, por Pix, cartão ou boleto, pelo período que você escolher, sem renovação automática. Quando vence, a conta volta ao grátis sem perder a carteira nem o histórico.
O que acontece quando o plano vence
A carteira e o histórico continuam lá. Enquanto a carteira tiver mais CNPJs que o limite do grátis, não entram CNPJs novos. Costumamos lembrar por e-mail antes do vencimento; renovar é decisão sua. Renovar o mesmo plano antes de vencer soma o período novo ao atual.
Exportar e apagar
No painel, o botão Planilha baixa a carteira inteira; em Alertas, a planilha dos alertas. Abre certo no Excel, para anexar no atendimento ou na pasta do cliente. Para tirar um CNPJ, abra a ficha e use Parar de vigiar. Para excluir a conta inteira, peça pelo e-mail [email protected], a partir do e-mail da conta.
O que sai na planilha
A da carteira traz CNPJ, nome, razão social, etiqueta, situação, regime, município, UF, atividade e a data da última consulta. A dos alertas traz cada mudança com a data, o que mudou, o antes, o depois e a gravidade. Parar de vigiar um CNPJ apaga o histórico dele; exporte antes se quiser guardar.
Perguntas de contador
Serve para vigiar fornecedor?
Serve. Marque os CNPJs como Fornecedor e filtre no painel. Antes de pagar ou lançar a nota, você sabe se o fornecedor ficou inapto ou foi baixado: documento emitido por empresa com CNPJ inapto pode não valer para efeito tributário, e o crédito é questionado.
Posso vigiar o CNPJ do meu próprio escritório?
Pode, e vale a pena. Ele entra como qualquer outro CNPJ e conta no limite do plano. Marque como Outro para separar dos clientes.
O Vigia acessa a Receita em meu nome?
Não. Ele consulta a base pública do CNPJ que a Receita Federal publica todo mês, organizada pelo PJ.bio. Não usa sua senha, procuração eletrônica nem o e-CAC, e não entra no sistema de ninguém.
Precisa de certificado digital?
Não. Basta o e-mail para entrar e a lista de CNPJs. Nada de certificado A1 ou A3, nem programa para instalar.
A informação é oficial?
Os dados são os públicos da Receita Federal, os mesmos do comprovante de inscrição. Servem para você acompanhar a carteira e agir rápido. Para efeito legal (licitação, banco, processo), emita o comprovante de inscrição e de situação cadastral no site da Receita.
Quanto tempo leva para aparecer uma baixa ou uma inaptidão?
Depende da base da Receita, que sai uma vez por mês. O que mudar até o fechamento da base aparece na verificação seguinte, do dia 16: na prática, de alguns dias a pouco mais de um mês. No caso urgente, consulte o comprovante no site da Receita.
Dá para usar com o Domínio, a Alterdata ou outro sistema contábil?
Dá, colando a lista. Tire do sistema o relatório de empresas (ou a planilha de clientes), copie a coluna de CNPJs e cole no Vigia. Quando entrar cliente novo, cole a lista de novo: quem já está na carteira é reconhecido e não entra duas vezes.
Como cancelo?
Não há o que cancelar: o plano é pré-pago e não renova sozinho. Se não renovar, a conta volta ao grátis no vencimento. Desistiu nos 7 dias depois de pagar? Peça o estorno pelo e-mail [email protected]. Para excluir a conta inteira, também é por esse e-mail.